［レポート］7月10日東京開催 店舗・従業員のノウハウを、組織の力に！?店舗・本部情報共有セミナー?

 2013年7月10日、GMOクラウド本社セミナールームにて「店舗・従業員のノウハウを、組織の力に！?店舗・本部情報共有セミナー?」を開催いたしました。

 店舗と本部、店舗と店舗の情報共有がスムーズになされない、現場の様子や、現場スタッフの意見が本部に聞こえてこないなどコミュニケーションの課題。

 また、1人1台パソコンがない、1人ひとりにメールアドレスが割り当てられていないなどツールに関する課題。

 スカイアークではこれまでに様々な企業様から同様のご相談を受けてきました。そのような不安を解消するきっかけづくりができないか、と企画したのが本セミナーでした。

他の企業ではどうしてるの？ 社内情報共有システム事例紹介

 

 他の企業では、一体どうしているのだろう？何か良い事例はないかと探してはみるものの、社内コミュニケーションや情報共有ノウハウなど、企業内部の情報はなかなか手に入りにくいものです。

 第1部では、スカイアークが実際にお手伝いさせていただいた店舗・本部間の情報共有システムの事例についてそれぞれの企業様がどのような課題を抱えていて、どのように解決してきたのか、具体的なプロセスをご紹介させていただきました。

もちろん各企業様によって課題や背景などは異なるのですが、店舗・本部間の情報共有が改善されたことで以下のような変化が見られたようです。

１．現場の課題解決力が上がった。

・店舗と本部間でのコミュニケーションだけでなく、店舗と店舗という横のつながりができた。

・多店舗の様子が伝わる環境ができたことで、現場レベルでの日常的な情報共有や課題解決が可能になった。

２．店舗間でノウハウを共有できるようになった。

・各店舗の中だけにとどまっていた業務上のノウハウが共有できるようになった。

・お客様の反応が良かった事例はすぐに横展開することができるようになり、売上にも好影響が見られた。

３．本部が本部機能に集中できるようになった。

・現場レベルで解決できるものが増えたことで、本部はより上流の課題解決にリソースを割けるようになった。

 情報の流れを整理し、土台を整えることでもたらされるメリットを、事例を通して感じていただけたのではないかと思います。

これさえ押さえれば怖くない！新システム導入時のポイント

 さて、新システムの導入を検討・推進していこうと話が進んでも、どこから手をつけたらよいのかが分からないという担当者さんも少なくありません。情報システムの担当者と、店舗をマネジメントする担当者が異なる場合には、ウェブシステムというもの自体がよくわからなくて不安、という声が聞こえてくることもあります。

第2部では基本的なポイントとして、以下の4点についてお話しさせていただきました。

１．目的を明確にする。

・何のために導入するのか、課題は何なのかを明確化し、ぶれない目的を定める。

２．ツールの位置づけを明確にする

・どのような時に使うものなのか、何をするためのものなのかを具体的に定める。

３．社内調整ポイントを押さえる

・部門、部署、個人の役割を明確にする。主管部署を明確にする。

・社内へのリリース告知についてイメージしておく。（導入後のメリットをどのように伝えるか？など）

４．試験運用期間を設ける

・店舗を限定して運用してみる。

（本部の成功イメージと、現場の動きとの間にギャップが生じている場合がある。そこから課題抽出して、システムやフローの見直しを行う。）

・本格導入をしてから追加機能で拡張していくことができる。

・PCだけでなく、ガラケーやスマホとの連携処理などについてもチェックを行う。

事前に必要なポイントを把握して検討・シミュレーションを行うことで、余計な不安を感じずにプロジェクトを進めていくことができますし、より使いやすいシステムにブラッシュアップができ、よりスムーズな導入が可能となります。

意見交換会

今回のセミナーにご参加いただいた皆様は、業態は違えど店舗間、店舗・本部間の情報共有に何かしらの課題や問題意識をお持ちでした。第3部では参加者の方々から現在の課題や疑問等をお話しいただく意見交換会を実施致しました。

 内容は多岐にわたりましたが共通していたのは「いかに参加してもらうか、活用してもらうか」という点でした。例えば以下のようなご質問です。

・ITリテラシーの差をどのように埋めるか？

・飽きられずに運用を続けていくためにはどうしたらよいか？

・新しいシステムを導入する際の抵抗感をどのように軽減することができるか？

・個人のスマートフォンの利用や、業務時間外の閲覧をどのように考えるか？

また、目に見えず数値化しにくいコミュニケーションや情報共有について、どのような指標を用いて社内で検討を進めてゆけばよいか、効果測定、効果試算はどうしたらよいという点についても複数あがりました。

まとめ

 勤務地も異なる、勤務形態も違えば、日々の業務内容もそれぞれ。組織が大きくなればなるほど、様々な背景を持つ人々達とのコミュニケーションが必要になってきます。そうした中で企業として足並みをそろえていく、コミュニケーションをとっていく、ベクトルを合わせていく為にはどうしたらよいのか。これさえやれば絶対にうまくいく、これさえあれば全てがスムーズに進む。そういったものはおそらく、ないのだと思います。また、システムを導入すれば、全てがうまくいくというものでもありません。システムを設計するというよりも、コミュニケーションをデザインするという視点が必要になっているようです。

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