社内報をより読んでもらうための、システムを活用した3つの工夫

スカイアークは広報部のお客様が多く、社内コミュニケーション活性化のご相談を頂きます。

特に多いのがウェブ社内報の刷新です。社内のコミュニケーションを円滑にするためには、会社に対する共通認識を持ってもらう必要があり、全社員で同じベクトルを目指すために社内報の役割は小さくありません。

スカイアークでは日清食品様や森ビル様などの大手企業のウェブ社内報刷新をお任せいただいており、多数の実績があります。スカイアークのウェブ社内報導入事例を見る

その中で、よくいただくお悩みを以下にまとめてみました。

1. 社内報をもっと読んでもらうためにはどうしたらよいか
2. 紙の社内報のコストを落としたい
3. 情報発信をリアルタイムに行いたい
4. 双方向のコミュニケーションを行いたい

まず、大前提としてもっとも社内報で重要なのが「コンテンツのおもしろさ」です。コンテンツがおもしろくなければ読んでくれるはずがありません。

ところが、1〜4の悩みはコンテンツを「おもしろく」するだけでは解決できない問題も含んでいます。やはり社内報は読んでもらうために存在するわけですから読んでもらう工夫に頭を使う必要があります。

このコラムではコンテンツ以外のアプローチでどうやって読んでもらえる社内報を実現できるかをお話ししたいと思います。

ポイントは以下の3つです。参考にしていただけますと幸いです。

1. 社内報への接触回数を増やせる環境を作る

ウェブ社内報の成功のために一番重要なのは、読んでもらう「工夫」です。それはコンテンツの面だけではなく、導線・利便性の面でも重要なのです。

つまりは、いつでもどこでも社内報を読んでもらえる環境を作ると言うことです。その手段として最も良い方法はウェブ社内報です。社員だけがアクセスできるウェブサイトを作成することで、インターネット経由でどこからでもアクセスできるようにするわけです。

よく社内からだけアクセスできるウェブ社内報を見ますが、アクセスできる環境を制限すると読んでもらう確率が下がってしまいます。特に業務時間中になんでわざわざ見なきゃならないんだよと、読むモチベーションの低下にもつながります。

最近ではモバイルが当たり前になってきていますから、社員だけがアクセスできるようにアクセス認証を掛けて、どこからでもアクセスできるようにしておくと、電車の移動中でも、家でもいつでも見ることができるようになります。

紙の社内報はやめない方が良い

ウェブ社内報の開設と同時に、コストカットにより紙の社内報をやめたら前より読んでくれなくなってしまった。そんな事例をよく目にします。確かに紙の社内報は鞄に入れて電車の移動中や、家で、もっと言えば家族に読んでもらえるので、紙の「気楽さ」は捨てがたいものです。

一番ベストなのは紙とウェブの併用です。しかし紙はコストの関係上出来ない...ということであれば、ウェブ社内報を活用し、読んでもらえる工夫をしていきましょう。

社内ポータルとの併設で閲覧率を大きく改善

ウェブ社内報が読まれる条件に「導線」があります。一番ベストなのは社内ポータル（イントラネット）にウェブ社内報への記事の導線を設置することです。必ず見なければいけないポータルの横に、楽しげな写真が設置されているとクリック率も大きく上がります。

私たちが請け負った社内ポータルとの同時刷新で、全社員のアクティブ率（1ヶ月に見た全社員の割合）が7割を超えている事例があります。かなりの頻度で情報が閲覧されていることが分かります。一般的には3割程度の閲覧率で止まってしまうので、これであれば更新しがいがありますよね。

2. CMSを導入してコンテンツ更新の手間を省く

ウェブ社内報の大きなメリットとして、リアルタイム性が上げられます。更新をすれば即座に社員に伝えることができるので、積極的な情報発信が実現できます。

ところがウェブサイト更新はHTMLの知識が必要になるため、更新のたびにウェブ制作会社にお願いしているとコストが非常にかかってしまいます、CMS（コンテンツマネジメントシステム）を導入することで、テキストを書けば即座にウェブサイトに反映できる仕組みを実現できますから、自社での更新が可能になり、ローコストでの運用が可能になります。

また、より読んでもらうためにはサイトのデザインが重要です。ブランドイメージが伝わらないデザインは読み手のマインドを落とし、閲覧性を悪くしてしまいます。CMSにデザインを適用してしまえば、後はCMSが自動的にウェブサイトの更新を行ってくれるため、ウェブサイトのクオリティを維持することができます。

最近ではクラウド型のCMSも増えてきています。導入するだけですぐにスタートできるサービスを活用し、低コストで運用できるウェブ社内報を実現すると良いかと思います。

3. コメント・アンケートなどの社員参加型の仕組みを作る

紙の社内報でできないのは、双方向性のコンテンツです。

せっかくのウェブサイトですから、記事にコメントやいいね！などのフィードバックができる仕組みをつけたり、アンケートフォームを設置して社員から意見を募るなどのコンテンツを実現することができます。

社員参加型のコンテンツは社風が影響し、使われるかどうかが決まります。閉鎖的な会社で導入しても、使われないままで終わりということがよく見受けられます。

逆に受け入れられる場合は、会社と従業員のコミュニケーションがより行えるようになり、「意見が言える会社」という前向きで良い会社の雰囲気を醸成することができます。

ウェブ社内報セミナーやります

6/15に東京でセミナーを行います。本セミナーは、「ウェブ社内報」と「紙の社内報」両方の特性について改めておさらいするところからスタートいたします。その上で、様々な企業のウェブ社内報の事例や、そこから見えてきた"読んでもらえるウェブ社内報"をつくるためのエッセンス等をお話しさせていただきます。

他社の成功事例・失敗談とご自身が置かれている環境とを照らし合わせて、参加者の皆様に改めて"社内報"について考えていただけるような構成となっております。「自分達の会社ではどのような社内報が合っているのだろう」「社内報はどのような位置づけであるべきなのだろう」ということをお考えいただくきっかけとなれば幸いです。

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