Salesforceで実現する日報管理について考える

日報で1日の営業や作業報告を行っている会社は多いと思いますが、せっかく書いた日報ですから単純に報告するだけでなく、日報に対してアドバイスが出来れば会社の生産性は上がるのではないかと思います。

日報を行う上でおすすめなのがSalesforceの活用です。Salesforceでは様々な方法で日報を実現できますし、さらにレポート化して分析することができますので、誰が日報を書き漏れているのか等の管理がかんたんになります。

今日はSalesforceで日報を行うにはどのようなやり方が良いのかまとめて見ました。

1. Chatterで日報を投稿させる

もっとも手軽なやり方です。あらかじめフォーマットを決めておいて、1日が終わったらChatterに日報をつぶやかせます。この方法のメリットは以下となります。

• 手軽に日報を共有できること。
• 上長が日報に対してコメントすることでアドバイスできること。
• 日報がオープンになるので、誰でもコメントでき、さらにみんなのアドバイスをもらえるためコミュニケーションが活性化される。
• Chatterのつぶやかれている状況をレポートにできるので、誰が日報を出していないかを管理できる。
• レポートにまとめることで業務日報を指定した期間でまとめて閲覧できる。

逆にChatterはテキスト欄しかないので、フォーマットを守られないという問題が出てきます。また誰でも見れてしまうのはまずいという場合にはこの方法は使えません。またつぶやいた内容はパブリックな空間で蓄積されるだけなので、顧客データなどに紐付きませんから履歴を蓄積する観点からは不十分です。また、日報を上長が確認して承認するというフローをシステムで実現することもできません。

ちなみにトピックス（ハッシュタグ）で#日報のようなものをつけさせて、後でまとめて見れるようにすると便利です。あと、チームスピリットを導入している場合は、出社と退社時にChatterにつぶやかせることができるので、ある程度強制させることもできます。

2. 取引先・商談オブジェクトからつぶやかせる

このやり方は営業日報で効果が出ます。先ほど1.で紹介したやり方はパブリックな空間につぶやかせるため、せっかくつぶやいた内容は顧客などのデータに紐づけることができません。せっかく書く日報であれば、これが顧客に紐付いた方がよりよいに決まっています。

ですので日報を出させる代わりに、取引先・商談のChatter欄に今日あった出来事をつぶやかせます。こうすることで顧客毎に今日どんなことがあったのか簡単に蓄積することができます。特に営業日報を書かせるくらいなら各取引先のChatter欄からつぶやかせたほうが上長はアドバイスしやすくなりますので受注確度は上がっていくのではないかと思います。

• 手軽に日報を共有できること。
• 上長がつぶやきに対してアドバイスできること。
• 顧客への動きが可視化されること。

メリットは大きいのですが、取引先オブジェクトに移動していちいちつぶやかなければならないので、営業が面倒くさがってやらない可能性があります。また営業以外では使えないやり方です。ですのでできれば1と併用して使うことが良いかと思います。

その場合、Salesforce Loggerアプリをスマートフォンから利用して、出来事をリアルタイムにつぶやかせるといいかもしれません。

3. カスタムオブジェクトで日報アプリケーションを作る

Force.comのカスタムオブジェクトで「日報」オブジェクトを作り、フォーマットをカスタム項目で作るやり方です。この方法のメリットは、

• 日報に承認プロセスを適用することができる。
• 日報フォーマットを強制することができる。
• 日報データへのアクセスを制限することができ、本人と上長のみのようなクローズドな日報を実現できる。
• 承認プロセスを適用することで日報フローを確立することができる。
• 日報提出状況をレポートにできるので、誰が日報を出していないかを管理できる。
• レポートにまとめることで業務日報を指定した期間でまとめて閲覧できる。

です。

Chatterとのやり方に比べて、入力の手間が少しかかりますので手軽感がないのが欠点ですが、それ以外は確実に日報を出させるという観点からは有効な手段です。特にクローズドに日報をやりたい場合に有効です。

4. Visualforceで日報アプリケーションを作る

もうこれであれば何だってできます。1日のスケジュールを表示してそのスケジュール毎にコメント欄を用意し、記載した内容を各オブジェクトのChatterにつぶやかせる・メモを保存させるなどをすれば、1.2.3のすべてのメリットを享受することができます。その代わりにコストが大きくかかるというのが難点かと思います。

まとめ

以上の方法を表にまとめてみました。

スカイアークでは1と2を併用しています。やはり顧客に対してどんなアクションを取ったかは残しておくべきですし、それに対していつでもアドバイスできることはかなり便利です。

皆さんも日報を始めたいという場合に参考にして頂ければ幸いです。

手段 / メリット	Chatter	オブジェクトにつぶやく	日報オブジェクト	VF開発
気軽さ	○ フィードに投稿するだけ	○ オブジェクトに投稿するだけ	△ 日報データの作成、項目が多い場合入力がめんどう	○ いかようにも作れる
コミュニケーション	○ 誰もがフィードに返信できる	△ フォローしている人がフィードに返信できる	△ オープンにされないのでコメントしづらい	△ オープンにされないのでコメントしづらい
顧客管理	× パブリックフィードに蓄積	○ オブジェクトに対応履歴が蓄積	× 取引先などには紐付かない	○ いかようにも作れる
日報管理	△ レポートで確認するくらい	×	○ 承認履歴まで残せる	○ いかようにも作れる
セキュリティ	× 誰もが見れる	△ オブジェクトの権限による	○ オープン・クローズドどちらも対応できる	○ オープン・クローズドどちらも対応できる
コスト	○ すぐできる	○ すぐできる	△ Force.comで開発する	×