セミナーレポート・コラム

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Salesforceを導入して「これを先にやっておけば・・・」と後悔したポイント3つ

小林 2013年04月30日

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導入は計画的に・・・

小林です。

スカイアークではSalesforeを導入して1年5ヶ月になりました。結論としてはいまは無くてはならないツールになっており、スカイアークの会計を除くほぼすべての業務で活用しています。

導入当初は右も左も分からず、とりあえず自分たちの業務にあわせて開発を行っていきましたが、ここに来て事前準備ができていないことで問題も出るようになってきました。

このコラムではSalesforce導入において、事前準備を怠ったがために起こった問題を3つお話します。これはスカイアークの実例ですので、皆様も真似をしないようにしてください・・・

1. 業務フローを設計しておけばよかった・・・

Salesforceの大きなうま味として、営業や管理スタッフなどの業務の自動化があります。それによりマニュアルを作らなくてもワークフロー機能で自動的に業務を割り当てることで漏れ無く対応が可能になり、人員の効率化=業務効率の改善が期待できます。

スカイアークは導入当初、営業などの業務フローについてあまり考えておらず(そもそもあまり仕組み化されていなかった)、なんとなく次の業務はこうかなぁとワークフロー機能を設定していきました。

一部業務(請求・発注)では承認フローも組み合わせて仕組み化を行っていきましたが、ここに来て問題が・・・

そもそもワークフロー機能は、誰がどの業務を行ったら、次に何を行えば良いかを「システムで仕組み化」する機能です。元の業務フローをきっちり設計しないまま機能を実装していくと、

  • あれ?なんでTodoが勝手につくられるんだ?このTodo邪魔くさい・・・
  • Oh...承認依頼者がずっと間違っていた・・・
  • ワークフローを削除しようすると「すでに利用されています」と表示されかんたんに削除出来ない・・・

と、システムが業務を混乱させるようになってきます。そうなるとシステム自体が信頼されないので機能せず、実装が無意味になります。

みなさんは事前に業務フローを設計してから実装するようにしましょう。

ワークフロー機能の削除の時に「使われてるから消せねーよ!」とSalesforceに怒られることもなくなります・・・

2. カスタム項目やフィールドが散らかって訳が分からない・・・

Salesforceを導入してまず感動するのが、いろんなデータをシステムで管理できる!と言うことではないでしょうか。

よーし、どんどんシステム化して効率上げちゃうぞー!うへへへー

と、カスタムオブジェクトやカスタム項目をどんどん作って、しかもそれがサクサク作れるものだから、

Salesforceなんてチョロいものよ。俺にかかればどんなシステムだって作れるぜー!ふははははー!

と気分が良くなってきて、しまいにはカスタムオブジェクトもカスタム項目もよく分からないもの、使わないものまでたくさん出来上がり、終いには適当なリレーションを組んでしまったので削除しようとすると、「その項目は使われてるから消せないぞ!」とSalesforceに怒られて・・・と、こんな経験あるんじゃないでしょうか?(うちだけですかね笑)

これは明らかに自社がどんなデータを管理すべきか決めていないがために起きる問題です。しかもSalesforceはあまりにもかんたんに項目が作れてしまうので、とりあえずつくっちゃえで進めることができるのですが、行き過ぎは本当に良くないです。後戻りはできますが、手間がかかります。

ある程度でも自社が管理すべきデータの形を決めてから実装に入りましょう。

あとありがちなのが、項目のAPI名を決めるときに面倒くさいからsyoudan_riekiとかtorihikisaki_namaeとか、すごいダサい名前をつけて後で後悔するパターンです。OpportunityProfitとかAccountNameとか、ある程度ルール決めて作らないとVisualforceで帳票作る時にすごい困ります。だってsyoudan_riekiとかぱっと見読めませんもの・・・・

3.事前にノウハウを読めば良かった・・・

Salesforceは開発があまりにもかんたんですし。分からないことはGoogleさんに聞けばそこそこ分かりますし、プレミアサクセスプランを契約していれば電話でSalesforceのサポートを受けられるので、マニュアルなしでもある程度突撃できてしまいます。

ところが、ちゃんと基礎をやらないまま適当に実装すると非常に遠回りです。これ知ってればすぐできたじゃん!ということがいっぱいあること間違いなし。必ず先にコミュニティに目を通しておきましょう・・・

まずは絶対に見るべきなのが以下のサイト。

Salesforce ユーザーコミュニティ

ここでは使い方の基礎もそうですが、「使いこなし方の基礎」を教えてくれるので、どうやったら自社の業務をシステム化できるかイメージしやすくなります。

特に以下のページは絶対見ましょう。

効果を出す

まずこのページを見ておけば、Salesforceで何ができるかよく理解できます。というか読まないまま調子に乗って開発進めると、スカイアークみたいに公開しますよ!全部熟読理解していきましょう。

Salesforceワークフロー機能と活用事例紹介セミナー 資料

先ほどのワークフロー機能の話が詳細に書かれています。特に商談化90日後に連絡漏れを無くすためのTodo設定など、セールスフォースさんではこうやってますよというノウハウが満載。

Salesforce Tips集 セミナー資料

Salesforceでどうやったらそれを実現できるの?といことがわんさか書いてあります。レポートなどの項目にどうやって画像使うのかとか。そもそも信号とか旗マークとか、Salesforceに用意されていたのね・・・

「もっと使い倒そうSalesforceレポートセミナー」資料

レポートの作り方がとってもわかりやすいです。

データローダ入門セミナー資料

もうね、これがないとデータ移行できません。ログインするときにトークンの発行が必要だなんて知らないまま使おうとしたので、ログイン出来なくて30分悩みました・・・

Chatterトレーニングセミナー 資料

結構良いことばっかり書いていますが、使い方はこれを見て順番に操作すれば何ができるか理解できます。うちの事例も載せてくれないかなぁ・・・めちゃめちゃ使いこなしている自信があるのですが・・・

みなさんは真似しないように!

あぁ、本当に事前準備をしっかりしておけば、こんなに遠回りしなくてもよかったなぁと反省しきりです。

ただ、ここまで遠回りしたからこそ成功も失敗もノウハウがたまったかなと思います。

失敗談、聞きたい方がいればコメントでお気軽にご質問ください笑

逆に成功のポイントはSalesforce導入支援サービスのページに細かく書きましたので、併せてご覧ください!

自社で徹底的に活用したノウハウを。Salesforce導入支援サービス